Politique de confidentialité
Date de dernière mise à jour : 9 novembre 2023
Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour les Maisons d’à côté Lanaudière.
La présente politique de confidentialité a pour but de vous exposer :
- La manière dont sont collectés et traités vos renseignements personnels. Doivent être considérés comme renseignements personnels tous les renseignements susceptibles de vous identifier. Il s’agit notamment de votre prénom et nom, de votre adresse courriel, de votre numéro de téléphone, de votre adresse postale et parfois de votre âge, de votre localisation ou encore de votre adresse IP ;
- Quels sont vos droits concernant ces renseignements ;
- Qui est responsable du traitement des renseignements personnels collectés et traités ;
- À qui ces renseignements sont transmis ;
- La politique du site en matière de fichiers témoins (« cookies »).
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COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous collectons les renseignements personnels suivants :-
Nom
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Prénom
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Adresse électronique
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Numéro de téléphone
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Adresse postale
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Profession
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Dossier médical (OCCI, requêtes, évaluations, etc.)
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Preuve de revenus
Les personnes suivantes ont accès à tous les renseignements personnels recueillis par notre organisme :
Gaétane Lefebvre, directrice
Chantal Ménard-Plouffe, adjointe administrative
Jessica Thériault, coordonnatrice
Francine Daraîche, coordonnatrice
Les personnes suivantes ont accès à certains renseignements personnels pour mener à bien leurs tâches :
Isabelle Mignot, infirmière auxiliaire : tout ce qui est en lien avec les membres
Brian Beaufils, intervenant communautaire : dossier des membres
Préposés aux bénéficiaires : dossier des membres
Personnel de cuisine : toute information pertinente pour le mode d’alimentation
Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis par l’entremise des modes de collecte décrits ci-bas, dans les sections « Formulaires et modes de collecte » et suivantes.
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FORMULAIRES ET MODES DE COLLECTE
Vos renseignements personnels sont collectés par l’entremise des méthodes suivantes :
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Formulaire d’inscription au site Web
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Manuellement (téléphone, par courriel,
en personne ou par écrit)
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Formulaire de contact sur le site web
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Employeur D (système utilisé pour faire les paies)
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Télécopieur
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Envois postaux
Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
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Mettre au dossier des membres (dossier médical, notes d’observation, intervention médicale, etc.).
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Mettre au dossier du personnel
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Produire les paies et relevé d’impôts
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Liste à jour des membres et des administrateurs
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INTERACTIVITÉ
Vos renseignements personnels sont également collectés par le biais de l’interactivité pouvant s’établir entre vous et notre site Web. Ces renseignements sont collectés par les moyens suivants :
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Demande d’admission
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Contact
Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
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Évaluation des demandes d’admission
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Échange d’informations entre vous et l’organisme
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PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous nous engageons à ne pas vendre à des tiers ou généralement commercialiser les renseignements personnels collectés.Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient partagés à des tiers, vous pouvez vous y opposer au moment de la collecte ou à tout moment par la suite, tel que mentionné dans la section « Droit d’opposition et de retrait ».
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DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le responsable du traitement des renseignements personnels conservera dans ses systèmes informatiques du site et dans des conditions raisonnables de sécurité l’ensemble des renseignements personnels collectés pour une durée de sept ans d’inactivité.
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HÉBERGEMENT ET STOCKAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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Notre site est hébergé par : Go Daddy
Si vous avez une quelconque inquiétude concernant la confidentialité chez Go Daddy ou souhaitez contacter l’un de leurs responsables du traitement des données, veuillez les contacter à l’adresse suivante :
Siège social
2155 E. GoDaddy Way
Tempe, AZ 85284 USA
Vous pouvez également les contacter des façons suivantes :
Téléphone : 1-844-494-9065
Numéro de fax : (480) 624-2546
Adresse email : HQ@godaddy.com
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RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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a) La personne responsable du traitement des renseignements personnels
La personne responsable du traitement des renseignements personnels est : Gaétane Lefebvre, directrice de l’organisme. Elle peut être contacté de la manière suivante :
Par courriel à
LMAC@VIDEOTRON.CA
ou par téléphone au 438 863-9323, sans frais : 1 833-863-9323
La personne responsable du traitement des renseignements personnels est chargé de déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des renseignements personnels.
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b) Obligations de la personne responsable du traitement des renseignements personnels
La personne responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n’en ayez été informé(e) et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés.
De plus, la personne responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n’entraîne pour elle des formalités, coûts ou démarches disproportionnés.
Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, la personne responsable du traitement s’engage à vous en informer par tout moyen.
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DROIT D’OPPOSITION ET DE RETRAIT
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels par le site (« droit d’opposition »). Vous avez également le droit de demander à ce que vos renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion (« droit de retrait »).
Afin de formuler une opposition au traitement de vos renseignements personnels ou demander le retrait de vos renseignements personnels, vous devez suivre la procédure suivante :
L’utilisateur doit faire une demande de limitation au traitement de ses renseignements personnels auprès de la personne responsable,
Gaétane Lefebvre
du traitement des renseignements, en envoyant un courriel à l’adresse prévue:
LMAC@VIDEOTRON.CA
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DROIT D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE SUPPRESSION
Vous pouvez prendre connaissance, mettre à jour, modifier ou demander la suppression des renseignements vous concernant, en respectant la procédure ci-après énoncée :
L’utilisateur doit faire une demande auprès de la personne responsable du traitement des données personnelles en envoyant un courriel à l’adresse suivante :
LMAC@VIDEOTRON.CA
ou en téléphonant au 438 863-9323 spécifiant l’objet de sa demande.
Nous procédons à la destruction des renseignements personnels de la manière suivante :
Suppression des données informatiques
Déchiquetage des informations sur papier
Déchiquetage fait par l’entremise de l’Entraide DIJM lorsqu’un gros volume doit être détruit.
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DESCRIPTION DES ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ET DE FORMATION SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
Gaétane Lefebvre (directrice) et Chantal Ménard-Plouffe (adjointe administrative) ont suivi la formation sur la loi 25 avec Olivier Denault-Landreville
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PROCESSUS ET GESTION D’INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
Événements de cybersécurité
Catégorie
Description
Exemples
Critique
Ces incidents vont causer une dégradation des services vitaux de l’organisation. Ils sont immanquables.
Attaque qui rend le site web de l’organisme inopérable, compte courriel des employés inaccessibles, etc.
Significatif
Attaque des services de l’organisme qui ne sont pas essentiels aux opérations.
Changement de mot de passe suspect de comptes d’utilisateurs, changements dans les systèmes de documentation non autorisés, etc.
Mineur
Attaque de services mineurs de l’organisme comme le réseau sans-fil qui occasionne de légers désagréments.
Attaque infructueuse du réseau sans-fil de l’organisme, tentative de connexions sur le compte de plusieurs utilisateurs, etc.
Négligeable
Il n’est pas nécessaire d’inclure ces incidents dans le registre. Ils sont des événements très mineurs.
Perte de connexion à l’imprimante, courriels d’hameçonnage infructueux envoyé à certains employés, pourriels, etc.
Comment établir des règles de gouvernance pour nos renseignements personnels
Commission de l’accès à l’information :
- Rôles et responsabilité des membres du personnel tout au long du cycle de vie des Renseignements personnels.
- Nommer tous les membres du personnel qui utilisent les données et leur titre
- Mentionner quelle en est leur utilisation. (S’il recueille les données comment ils le font? S’ils les utilisent dans le cadre de leur travail comment ils le font et pourquoi ils en ont besoin? Et s’ils les suppriment ou anonymisent dans le cadre de leur travail, comment ils le font?)
- Processus de traitement des plaintes
- Contactez Gaétane Lefebvre par courriel au LMAC@VIDEOTRON.CA ou par téléphone 438 863-9323 ou sans frais 1 833-863-9323 en lui expliquant l’événement.
- Une description des activités de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels offerts par l’organisme à son personnel
- Formation sur la loi 25
- Des mesures de protection particulières à l’égard des renseignements personnels recueillis ou utilisés dans le cadre d’un sondage.
- La personne qui fait le sondage, effectue une compilation des réponses reçues et mets ensuite sous clés les données du sondage.
Tenter de répondre du mieux qu’on le peut aux questions suivantes :
- Qui sera avisé d’un incident (interne/externe)?
- Gaétane Lefebvre, directrice.
- Quels sont les délais de notification pour les incidents?
- Un délai de 30 jours.
a) SÉCURITÉ
Les informations personnelles que nous collectons sont conservées dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.
Pour assurer la sécurité de vos informations personnelles, nous avons recours aux mesures suivantes :
- Classeurs barrés
- Mot de passe sur les ordinateurs
- Mot de passe des documents PDF contenant des informations personnelles lorsqu’envoyé par courriel
- Back up sous clé
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des informations personnelles.
b) CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment en demandant le document par courriel à l’adresse suivante : LMAC@VIDEOTRON.CA ou sur notre site web au : www.lesmaisonsdacotelanaudiere.com
Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur.
Par conséquent, vous êtes invité(e) à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de vous tenir informé(e) des derniers changements qui lui seront apportés.
c) ACCEPTATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
En navigant sur le site, vous attestez avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en acceptez les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que de l’utilisation de fichiers témoins.
d) LÉGISLATION
Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans :
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 ; et/ou
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5.
Nous joindre :
438 863-9323 ou sans frais 1 833-863-9323
LMAC@VIDEOTRON.CA
639, rue Henri-Châlin, Joliette, Québec, J6E 0A4
Publication de la politique : 2023